様々なITツールを利用した結果、どのような状態になるとカイゼンできたと言えるのでしょうか。
まずは、就業時間内のビジネスコミュニケーション時間の削減について、グラフでご案内いたします。

メール	３時間
会議	２時間
電話	１時間
実務	２時間？
合計就業時間	８時間？？？

※実際には、実務の時間は２時間で済まず、就業時間である８時間を超え、残業対応となりました。

一方で、下記は、ITツールを活用した社員の１日の例です。

メール	３０分
電話	５分
会議	１時間
チャット	１時間
実務	５時間
合計就業時間	７時間３５分？？？

実務時間をしっかり確保し、就業時間は7時間35分となり、早く帰って自分の時間を作ることが出来ました。

一体、何が違うのでしょうか。
時短をした仕組みを、端的にあげると以下の通りです。
電話＆メール＆チャット

• 社内電話は緊急時以外しない
• 社内向けには電話・メールを極力使わずにチャットで連絡をする
• メールは、社外向けだけにする
• 同じような問い合わせが多い場合は、定型のメールやチャットのテンプレートを作っておく。
• 電話は代表で取ってチャットで担当者に連絡

たったこれだけで、メール＆チャット＆電話の時間は
４時間から１時間半に削減できます。

会議

• 開催者は事前に資料をクラウド上にアップして、アップした場所を連絡する
• 参加者は開始前にクラウド上の資料を読んで、担当者が事前に共有すべきところは記入しておく
• 会議開始後、冒頭で会議の目的や資料の説明はせず、都度担当案件ごとに状況を聞いたりしない

クラウド上のサービスを利用して、紙資料の印刷を無くすと、間違いに気づき再印刷をするなどがなくなります。むしろ、その場で資料を訂正できます。
また、個々で、事前に決まっていたことが入力されていると、会議中に話されることは、共有事項・その場の決定事項のみとなり
会議時間が２時間から１時間に、大幅削減できます。

就業時間中、ビジネスコミュニケーションの３時間半が削減できた。
これだけでも素晴らしいのに、さらに全員に、記録に残る状態で
情報共有ができたというオマケまでついてきます。

ITツールを使って、下記のようになったら素敵だとは思いませんか。

人材の確保
ITツールを使って、就業意欲が向上、離職率が低下し、若手の雇用や、長期雇用者が増えた。
現在従事していることや、「あの人は繁忙期なのかな」など、情報共有を以前より密にした結果、
お互いの空気感が伝わるようになり、従業員間のすれちがいが減った。

例となる解決策と具体的なツール

情報共有	Evernote Chatwork ZohoCRM
顧客管理	FileMaker開発 Kintone ZohoCRM
クラウド・オフィス・スイート	G Suite
Webメディア活用	Webサイトの作成については、 制作会社をご紹介しています。

経営改革
トップが判断するにあたっての資料・データが、一元化されていて、
以前よりも即時で集まりやすくなった。判断する材料が増えた。

例となる解決策と具体的なツール

情報共有	Evernote Chatwork ZohoCRM
顧客管理	FileMaker開発 Kintone ZohoCRM

事業の効率化
タイムカードを紙の打刻からWebに変えたことで自動的に毎月の打刻結果が、集計されるようになった。
外勤者や出張者が遠隔地でもタイムカードを切れるようになった。
毎月の締め処理が大幅な時短となり、事務職員の毎月の心身的負担も軽減された。

例となる解決策と具体的なツール

クラウド勤怠管理

MF(MoneyForward)クラウド給与

営業力向上
新規顧客を開拓するにあたって、ITツールを使って自社に向いてくれていそうな見込み客から、順に回ることができた。
顧客となってくれる確度も上がった気がする。得た情報を顧客管理に記録してリアルタイムに共有することで、他の営業担当と協業する機会が増えた。

例となる解決策と具体的なツール

情報共有	Evernote Chatwork ZohoCRM
顧客管理	FileMaker開発 Kintone ZohoCRM
メールマーケティング	ZohoCampaings

従業員満足度の向上
副次的効果として、ワーク・ライフ・バランスの実現などもあります。

時短になって、個々に自由時間があれば？
「みんなで酒が飲めるぞ」
「自己学習ができるぞ」
「ゆっくり寝られるぞ」

個々の思い思いの時間をとると
次の仕事への意欲も上がります。
良い人材も、集まります。

ITツールの利用
労働時間の低減
生産性向上
売上増加
賃金引き上げ
従業員満足の向上

というような正のスパイラルを起こすための起爆剤に
なるのが、インターネット上に存在するITツール、
クラウドアプリケーションです。

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